Juridisch concept

Privacyverklaring Marijn Media

Nog niet publiceren of als definitief gebruiken. Leveranciers, verwerkingslocaties, bewaartermijnen en technische inrichting moeten vóór livegang worden gecontroleerd en juridisch worden nagekeken.

Versie: concept 29 augustus 2026. Privacy- en contactadres: mail@marijnmedia.nl.

Wie is verantwoordelijk?

Marijn Media, Minckelersstraat 339, 1223 LE Hilversum, KvK 98933310, is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die worden verwerkt via de eigen website, intake, offertes, overeenkomsten, facturatie, support en bedrijfsadministratie.

Voor persoonsgegevens die bezoekers achterlaten op een klantwebsite is die klant in beginsel verwerkingsverantwoordelijke en handelt Marijn Media als verwerker. Hiervoor geldt een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

Welke gegevens verwerken wij?

• naam, bedrijfsnaam, adres en contactgegevens;
• naam, e-mailadres, gekozen onderwerp en bericht uit het contactformulier;
• gekozen kennismakingsmoment, gespreksonderwerp, gespreksvorm, naam, e-mailadres en, bij een telefonisch gesprek, telefoonnummer uit de kennismakingsagenda;
• KvK-, btw- en factuurgegevens;
• intake-antwoorden, voorkeuren, de vaste acquisitiebron van een partnerroute, versienummer, voortgangs- en indienstatus en aangeleverde websitecontent;
• foto's, logo's en geüploade bestanden;
• offertes en Websitepilotvoorstellen, aangeboden voorwaardenversies, akkoordverklaringen, akkoordtijdstippen, duurzame kopieën, overeenkomsten, facturen, betaalstatus en incassomandaatstatus;
• support-, wijzigings- en contactgeschiedenis;
• technische gegevens zoals IP-adres, tijdstip, foutlog, browserinformatie en beveiligingsgebeurtenissen;
• beperkt en privacyvriendelijk websitegebruik voor basisanalytics.

Een contactbericht wordt rechtstreeks per e-mail naar mail@marijnmedia.nl gestuurd en niet daarnaast in een websitedatabase bewaard. Een geboekte kennismaking wordt wel in het afgeschermde dashboard bewaard, zodat de afspraak kan worden gepland en uitgevoerd. Een kortlopende beveiligde sessie, een eenmalige formuliertoken en tijdelijke verzendtellers beperken misbruik. Verstrek via algemene formulieren geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, tenzij hierover vooraf passende afspraken zijn gemaakt.

Waarom verwerken wij gegevens?

• plannen en uitvoeren van een aangevraagde gratis kennismaking;
• beoordeling van een aanvraag en voorbereiding van een overeenkomst;
• aanbieden en versieerbaar vastleggen van een voorstel en voorwaarden, registreren van expliciet akkoord en beschikbaar stellen van een duurzame kopie;
• herkennen en administratief opvolgen van een aanvraag die via een vaste partnerroute is gestart;
• uitvoering van websitebouw, hosting, onderhoud, wijzigingen en support;
• facturatie, automatische incasso en financiële administratie;
• beveiliging, foutonderzoek, misbruikpreventie, backups en herstel;
• voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• verbeteren van website en dienstverlening met privacyvriendelijke basisanalytics;
• communicatie over een overeenkomst of aangevraagde dienst.

De grondslag is afhankelijk van het doel: uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang of toestemming wanneer die wettelijk vereist is.

Met wie delen wij gegevens?

Alleen wanneer dat nodig is kunnen gegevens worden verwerkt door mijn.host, Moneybird, bunq, gekozen e-mail-, domein-, backup- en monitoringleveranciers, professionele adviseurs of bevoegde instanties. De definitieve lijst met leveranciers, locaties en subverwerkers moet vóór publicatie worden gecontroleerd. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

De lokale websitekandidaat gebruikt Simple Analytics uitsluitend voor geanonimiseerde basisstatistieken. De leverancier stelt dat deze configuratie geen persoonsgegevens, cookies, browseropslag, fingerprinting of opgeslagen IP-adressen gebruikt. De analyticsdata blijft volgens de leverancier binnen de EU. Dit leveranciersstandpunt wordt vóór publicatie juridisch beoordeeld tegen de werkelijk gepubliceerde configuratie en het eerste echte rapport.

Klantgegevens mogen alleen met Codex of andere AI-diensten worden verwerkt wanneer de contractuele privacyroute, noodzakelijkheid en dataminimalisatie aantoonbaar zijn gecontroleerd.

Hoe lang bewaren wij gegevens?

• fiscale administratie en facturen: in beginsel zeven jaar;
• een geboekte kennismaking zonder overeenkomst: maximaal zes maanden na de afspraak of het laatste inhoudelijke contact, tenzij langer bewaren aantoonbaar nodig is;
• een contactbericht zonder overeenkomst: maximaal zes maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij langer bewaren aantoonbaar nodig is;
• een niet-ingediend intakeconcept is via de persoonlijke hervatknop dertig dagen toegankelijk na de laatste opslag;
• intakegegevens, versies en niet-geaccepteerde voorstellen zonder overeenkomst: voorlopige interne verwijdertermijn van maximaal zes maanden na het laatste inhoudelijke contact;
• geaccepteerde voorstellen, voorwaarden, akkoordbewijzen en andere contractinformatie: zolang nodig, met een concept-nazorgtermijn van twee jaar voor niet-fiscale gegevens en met inachtneming van toepasselijke wettelijke bewijs- en bewaarplichten;
• live klantdata na beëindiging: operationele richting dertig dagen;
• backups na beëindiging: volgens technische retentie, uiterlijk negentig dagen waar technisch haalbaar;
• beveiligings- en foutlogs: zo kort mogelijk volgens het nog vast te leggen retentieschema.

De Websitepilot-intake en het persoonlijke voorstel gebruiken ondoorzichtige routes die niet openbaar worden geïndexeerd. De klant ontvangt deze als knop per e-mail en wordt gevraagd de knoppen niet te delen. Bij aanpassen blijft de eerdere ingediende intakeversie ongewijzigd bewaard.

Beveiliging

Beschikbare kennismakingsmomenten zijn openbaar, maar boekingsgegevens zijn alleen zichtbaar in het afgeschermde dashboard. De website begrenst boekingspogingen, valideert invoer op de server en voorkomt dat hetzelfde moment twee keer wordt vastgelegd. Marijn Media treft daarnaast passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeperking, veilige verbindingen, updates, uploadvalidatie, backups, herstelprocedures en afscherming van geheime waarden. Het applicatiegebonden akkoordbewijs bevat geen apart IP-adres of browserprofiel; hosting- en beveiligingslogs kunnen voor beveiliging wel tijdelijk technische verzoekgegevens bevatten.

Jouw rechten

Je kunt, voor zover van toepassing, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Toestemming kan worden ingetrokken. Stuur je verzoek naar mail@marijnmedia.nl. Marijn Media kan aanvullende informatie vragen om je identiteit veilig vast te stellen en reageert in beginsel binnen één maand. Een klacht kan worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies en geautomatiseerde besluitvorming

De tijdelijke publieke hoofddomeinpagina gebruikt Simple Analytics Free voor sterk geminimaliseerde basisstatistieken zoals beschreven in de cookieverklaring. De volledige websitekandidaat gebruikt lokaal dezelfde configuratie en telt uitsluitend vaste stappen in de klantreis. Page-load-ID, tijd-op-pagina, scroll, browser- en apparaatgegevens, scherm- en viewportgrootte, taal en land zijn uitgeschakeld. Eventmetadata en formulierinhoud worden niet meegestuurd. Het account, de private rapportinstelling, Do Not Track, Global Privacy Control, maximaal 30 dagen retentie en de openbare EU-leveranciersinformatie zijn gecontroleerd. Publicatie van de volledige website blijft afhankelijk van juridische eindcontrole en afzonderlijke livegangtoestemming. Marijn Media neemt geen besluiten met rechtsgevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking. Codex mag concepten voorbereiden; menselijke eindcontrole blijft tijdens de pilot verplicht.

Wijzigingen

Deze verklaring wordt aangepast wanneer dienstverlening, leveranciers of gegevensverwerkingen veranderen. Bij publicatie wordt de actuele versie en datum vermeld.